设计稿交出去时，一张图片往往已经被改名、压缩、裁切好几次。几个月后要做新版网页，接手的人只剩一张名叫banner-final.jpg的成品：不知道是哪位作者、买过什么许可，也不知道手机裁切是否仍能表达原意。解决办法是在采购时给图片建立一条可追查的记录，让原件、许可与上线版本始终对应。
下载目录里，原件和成品分开放
为素材设一个内部编号，记录作品标题、摄影者、图库作品页、订单或下载凭证，以及当时拿到的许可文件。内部编号跟随所有派生文件，不要只依赖会被随手改掉的文件名。原件保留，网页用的WebP、社交平台方图和移动端竖图分别标明用途。
作品页面可能更新，单纯收藏一个链接不一定足够。按许可与内部政策保留获准保存的凭证和条款版本，注明取得时间。订单收据证明发生过采购，具体允许哪些用途仍要看对应许可；不能把一张付款截图当作全部权利说明。
三种文字各有用途，不要互相替代
- 署名：说明作者、作品与许可要求的其他信息，格式和位置按实际条款核对。
- 图注：解释这张照片在文章中的含义，必要时说明是素材照片而非企业或客户现场。
- 替代文字：根据图片在当前页面的作用提供文本替代，不是把整段许可声明藏进图片属性里。
可参考光算关于图注、资料出处与长期引用地址的整理，把“读者如何核查来源”纳入素材交接。它是资料组织参考，具体照片能否使用、能否改图及如何署名，仍以取得的有效许可为依据。
如果图片上的人物、建筑或商标与广告用途有关，还要核对该用途需要的授权与限制。网页上标着“可商用”不意味着可以暗示画中人物代言产品，也不意味着照片适用于任何敏感主题。
裁切记录要说明删掉了什么
横幅改成竖图，不只是尺寸变了。有时画面中的安全标识、操作对象或关键环境被切掉，剩余画面会让读者形成另一种理解。对承担说明作用的照片，保留裁切前后版本，并写一句用途说明：本版用于展示手部动作，完整设备背景见原件。若裁切后无法准确表达，就换图。
例如，一张会议素材照片可以说明“讨论场景”，却不能在裁切掉背景后配上“我们的客户培训现场”。问题出在身份暗示，不是图片分辨率。没有现场依据时，图注直接说明素材性质，或者选用真正获准公开的现场材料。
换版前沿着使用位置检查一次
交接记录至少应能找到：内部素材编号、原作品地址、许可依据、署名要求、已用页面、衍生版本和负责人。许可是否有期限、使用数量或渠道限制，逐项按实际文件填写，不设想当然的默认值。
发现许可不覆盖新用途时，先暂停该用途并找权利方确认。更换网页图片后，也检查缓存中的旧成品、下载包和其他语言页面是否仍在使用。结束记录应写清已经替换的位置及未处理项，而不是删掉本地文件后就宣布清理完成。